Es una realidad que la mayoría de los documentos utilizados en la actualidad, son creados y almacenados electrónicamente. Casi todas las organizaciones, sin embargo, tienen un gran volumen de documentos que actualmente solo existen en papel. Document Imaging permite a las organizaciones capturar información basada en papel y convertirlas a formato electrónico para almacenarlas en un ordenador. Hay varias razones por las que las organizaciones deciden transformar estos documentos en papel, a formato electrónico:

• Accesibilidad
• Fácil de acceder
• Permitir la búsqueda de textos
• Ahorrar espacio
• Seguridad
 

Las soluciones de VILT en Document Imaging están totalmente integradas en su solución global de ECM, y le ofrecen los siguientes beneficios:

• Ahorro de costes: Uno de los mayores costes en las compañías es el tiempo que lleva trabajar con documentos en papel. Sus empleados tienen que hacer copias de documentos, almacenar el trabajo en papel y a continuación buscar en engorrosos sistemas de archivado para localizar documentos almacenados. Con soluciones de Document Imaging sus empleados pueden acceder a los archivos sin tener que moverse de su escritorio. Con un simple mecanismo de búsqueda, se puede eliminar muchas horas desaprovechadas búscando y cumplimentando papeles. Otra ventaja es que no tendrá que tener armarios de almacenamiento o alquilar espacio en almacenes para mantener copias de viejos documentos. Todo puede ser hecho de manera electrónica, lo cual permitará ahorrar dinero a su negocio.
• Seguridad: La seguridad de sus archivos es esencial y las soluciones de Document Imaging securizan sus documentos de múltiples maneras. En primer lugar , los ficheros son protegidos mediante una contraseña, de tal manera que solo pueden acceder los usuarios que tengan los permisos necesarios. En segundo lugar, los contenidos de los documentos se encuentran cifrados para proporcionar un nivel adicional de seguridad. Por último, cada documento tiene una rastro detallado de las personas que lo han consultado o que han hecho un cambio.
• Recuperación: Desafortunadamente, los desastres pueden en ocasiones ser inevitables. Si mantiene sus sistema de documentos en papel, y su negocio sufre una inundación o un incendio, probablemente sus documentos se verán destruidos.  Las soluciones de Document Imaging le proporcionan tranquilidad mediante la creación de copias electrónicas de seguridad de sus archivos que son almacenados en múltiples maneras. Incluso puede elegir tener una copia de seguridad almacenada fuera de sus instalaciones.

La siguiente tabla muestra los productos de Document Imaging que VILT utiliza. Contacte con nuestro departamento comercial para obtener más información acerca de nuestras soluciones de Document Imaging.