De acuerdo a la AIIM (Association for Information and Image Management):
Enterprise Content Management (ECM) son las estrategias, métodos y herramientas utilizadas para capturar, gestionar, almacenar, preservar y publicar contenidos y documentos asociados a procesos organizativos. Las herramientas y estrategias ECM permiten la gestión de la información desestructurada de las organizaciones, independientemente de donde esté ubicada.
Los sistemas de gestión de contenidos combinan una amplia variedad de tecnologías y componentes, algunos de los cuales se pueden utilizar también como sistemas independientes, sin estar entegrados en los sistemas corporativos.
El siguiente diagrama ilustra las cinco categorías de componentes ECM.
La categoría de Captura contiene componentes para generar, capturar, preparar y procesar información analógica y electrónica. Esto incluye tecnologías como:
La categoría de Gestión incluye todos los componentes utilizados para la gestión, procesado y uso de la información. Esto incluye las siguientes subcategorías:
Gestión Documental (DM)
Colaboración (conocido también como Enterprise 2.0)
Los componentes de almacenamiento se utilizan para el almacenamiento temporal de información que no es necesario o no se desea archivar. Aunque puede utilizar soporte físico que también puede ser válido para el almacenamiento a largo plazo, se distingue habitualmente entre Almacenamiento y Archivado.
Los componentes de Publicación en ECM se utilizan para presentar información almacenada en los componentes de Gestión, Almacenamiento y Archivado. Los componentes de "Publicación" aglutinan tres grupos de tecnologías:
Tecnologías de transformación: personalización, conversión, compresión, sindicación, etc.
Tecnologías de seguridad: firmas digitales, gestión de derechos de autor, técnicas de marca de agua.
Canales y tecnologías de distribución:
Web (Internet, Extranet e Intranet)
e-mail y fax
Transferencia de información mediante EDI, XML y otros formatos
Un buen ECM puede traer enormes beneficios para su negocio. Abajo las más importantes y tangibles:
Reducción de costes: Ahorre dinero en papel y los recursos humanos en los procesos de manipulación del papel.
Aumento de la productividad: El mismo se llevará a tareas menos tiempo, la producción de respuestas oportunas y de las decisiones;
Reduce las necesidades de almacenamiento físico: Al reducir el papel que le reduzcan las necesidades de almacenamiento de papel, gaigning espacio o el dinero.
Mejor satisfacción: Por ser más eficiente y tener una mejor organización, a mejorar los empleados, socios y la satisfacción del cliente;
Seguridad Total: Todas las informaciones pertinentes a su negocio y procesos será más seguro.
Conformidad: completo y certificado de cumplimiento;
Mejor control: control sobre la empresa de seguridad centralizada a través de los conocimientos;
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